创新搭建信贷业务电子表单管理平台助力业务档案数字化转型

中建财务有限公司（以下简称中建财务）作为中建集团内部持牌金融机构，积极贯彻落实中央金融工作会议精神，围绕“科技金融、绿色金融、普惠金融、养老金融、数字金融”五篇大文章，充分发挥信息科技引领作用，搭建了信贷业务电子表单管理平台，践行科技创新、数字金融、“绿色”办公发展方式，推进业务档案数字化，不断筑牢高质量发展本领，助力金融服务数字化转型。

一、引言

近些年，随着中建财务业务规模增长，尤其是信贷业务规模增长，面临着大量的信贷业务申请资料及贷前、贷中、贷后资料档案需要进行收集及归档整理，传统纸质档案面临占用大量物理空间、检索效率低等问题，而数字化的业务档案可以实现档案信息的快速采集、高效处理、智能检索和远程共享，打破物理空间的限制，因此，如何通过数字化转型，实现从纸质档案向数字档案的转变，提高业务处理效率及归档效率，成为公司高质量发展迫切需要解决的问题。

在信息化、网络化、智能化的时代，信息科技对业务数字化转型起着重要作用，通过信息技术手段对企业的业务流程、管理模式进行改造和优化，可以大幅提高业务效率、提升客户体验。尤为重要的是在数字化转型中，通过积累业务流程产生的各类型数据信息资源，进一步挖掘数据背后的价值，可以为企业决策提供数据支持。作为数据积累的重要来源，科学管理业务类档案，实现其数字化转型不仅是企业管理现代化的必然要求，也是提升企业决策效率、促进信息资源共享利用的重要途径。

数字化档案实现了借助信息化技术转变传统管理模式，使其充分发挥出档案数据价值，为后期档案资料的统筹化管理给予保障。与传统管理模式相比，档案数字化后可以通过关键词检索、全文检索等多种检索方式，使得档案使用者可以在短时间内找到所需信息，提升了工作效率。数字化档案无需占用大量物理空间，且存储介质成本相对较低，通过合理的存储规划可以进一步降低存储成本。数字化档案支持远程访问和共享功能，相关使用者可以随时随地通过网络访问档案信息，便捷的信息共享方式促进了档案信息的流通和利用。

二、信贷业务档案数字化实施思路

（一）打造支撑业务发展数智化能力

档案管理数字化转型需要信息技术的支持，利用“互联网+”技术，深化服务场景，建设智能型电子档案采集、管理、服务平台，可以进一步提升信贷业务的数智化水平，实现两者的相辅相成。比如，在电子档案信息采集中，能实现对业务档案的全面归集和记录，提升业务信息的全面性和准确性；在分类统计及查询中，能够使档案目录及内容更加科学清晰，实现对信贷业务多维度数据查询；在档案使用方面，能够进一步反哺业务系统，为信贷业务开展及企业决策提供支撑。

（二）提升业务全流程信息整合能力

在建设电子化档案过程中，加强顶层设计，有效整合各类型业务数据信息至关重要。完整的业务档案信息既包括成员单位提交的申请信息，也包括业务办理中产生的诸如处理信息、审核信息及贷后信息，实现档案信息的集成化管理，是信息化平台建设的客观需要。通过建立统一的电子档案管理系统，实现业务档案信息资源集成、业务流程集成、跨部门数据资源集成等有效整合，打破业务部门之间数据共享隔阂，形成业务信息大集成格局，有效提升数据资源的广度与深度。

（三）扩展面向档案使用者的服务能力

档案使用者可以是档案形成过程中涉及到的任何一方，比如申请人可以查询过往申请记录，审批人可以查询审批记录，档案保管人可以查询档案查询、流转记录等等，增强档案服务能力也需给予重视。智能化的电子档案信息系统可以提供内容丰富、门类齐全的档案信息和结构化信息，显著增强数据的检索能力与检索效率，实现对档案数据资源的分析与充分挖掘，为档案使用者提供高质量数据支持。

三、电子表单管理平台建设项目

2024年以来，为解决成员单位提交纸质申请资料效率低、贷后档案整理繁重等痛点，实现信贷业务无纸化办公，中建财务启动了电子表单管理平台项目，该项目以信贷业务电子表单管理为契机，贯通全流程线上化，通过信息化技术加快业务的数字化转型，利用科技赋能，提升信息化对业务的支撑能力。该项目创新应用电子加密签约等信息技术，实现了依托电子签章服务替代线下纸质用印，实现信贷业务的全流程“绿色”办公，提高业务办理效率和管理水平，构建科技与业务战略协同发展新局面。

图1：电子业务表单管理平台

（一）平台基本情况

2020年通过的《档案法》在档案信息化建设方面指出，“各机构积极推进电子档案管理系统和办公自动化系统、业务系统相互衔接”，对于金融机构来说，大量档案产生于业务系统，如何设计并实现一个高效安全的电子档案管理系统连接业务系统，进而高效管理业务档案就变得非常重要。基于该背景，随着近些年信贷业务规模的增长，中建财务从业务前端发力，通过梳理8大类信贷业务流程，基于业务流程表单化，通过业务表单推进业务档案电子化，开发了电子表单管理平台，通过平台不仅实现业务全流程线上化办理，同时实现了业务档案从纸质形式向电子化形式的转型。

通过该平台实现了对集团各成员单位信贷业务的全流程电子化管理，在该平台集成管理信贷业务各环节所产生的业务档案，包括贷前、贷中、贷后等。此外，通过电子表单签章管理，既减少成员单位申请资料及信贷合同线下流转时间和线下操作的风险，大大提高财务公司信贷业务办理效率，又促使信贷业务逐步向全面电子档案管理转型，减少纸质文档的存放，为档案保管提供便利性。此外，通过数据的源头采集和文档管理数据的无缝对接，提高了档案结构化和非结构化数据质量，满足各类使用者对信贷业务信息的多途径、深层次、多渠道、高速度检索的需要，显著提高信贷业务类电子档案检索响应速度，达到提质增效的效果。

（二）主要创新举措

1、搭建业务全流程线上办理平台，构建“绿色”办公体系

为提升业务办理的智能化、高效化、易用性，电子表单管理平台从业务前端促进信贷业务的数字化转型，实现信贷业务的全流程无纸化办公，该平台分电子表单形成及电子用印两个部分。通过电子表单自动生成业务所需文档，简化了成员单位申请业务线下准备资料的工作量，尤其是填写有误审核发现后重新准备的繁琐。电子用印可实现不分时间地域传递具有法律效力的文件，简化了申请资料及合同传递流程，为合同集中管理及合同审计提供重要支撑。无纸化办公的优势在于通过对业务要素的闭环整合，实现了工作流、信息流的整合管理，将人从繁琐的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了业务流程运转的效率和对信息的可控性，降低办公成本，使业务管理越来越标准化规范化。

尤其在贸易融资类信贷业务办理过程中，电子发票、电子合同越来越普遍，这些文件本身就是以电子化的形式存在，借助信息化系统集成，自动抽取合同发票信息，既满足了绿色办公要求，还可以保证电子文件信息来源的真实性，为贸易背景真实性提供多层保障机制。

2、结构化主数据，方便关键信息检索

在信贷业务电子表单管理平台中，针对信贷业务的关键数据形成原始主数据，根据原始数据自动形成电子表格，由成员单位加盖电子印章，由此形成具有法律效力的申请文件。在这个过程中，业务原始数据为后期的查询及利用起着重要的作用。此外，电子档案系统集成了发票信息、贸易合同信息、提款信息、付款信息等重要信息，可以用于查询发票是否重复使用、贸易合同项下付款记录、信贷合同提款记录及贷后资金流向，为科学办理业务提供数据支撑，有助于防范业务合规风险。

3、深耕场景，创新服务流程

电子表单管理平台实现了对借款、票据、保理等8种业务类型共计40余项不同类型文档进行数字化改造，针对不同的场景适配不同的表单生成逻辑及用印流程。比如在业务申请阶段自动生成申请表并调用电子印章，在放款阶段自动生成借款合同，由双方加盖电子印章生成具有法律效力的借款合同等。固定格式的电子表单有效防范了内容的窜改，以系统自动取值的方式填充表单有助于降低操作风险，业务文档的生成、传递及归档均以电子化的形式保存，实现全流程规范化管理各处理环节所产生的电子文档。

4、集成电子印章系统，实现效率与节约双提升

随着《电子签名法》的产生、实行，电子签名的有效性有了普遍适用的法律规定，电子印章技术应用场景愈加丰富。电子印章是以先进的数字技术模拟传统实物印章，其管理、使用方式符合实物印章的习惯和体验，其加盖的电子文件具有与实物印章加盖的纸张文件相同的有效性和相似的使用方式。电子印章是签名有效的表现形式，即当且仅当用电子签名技术验证某份电子文件真实有效时，才正常显示印章。

图2：电子印章管理平台

基于电子表单管理平台，为实现信贷业务完全无纸化，中建财务与集团内部电子印章服务商系统集成，以电子印章替代线下用印，对业务产生的各类型电子表单、合同协议，在审批通过后调取具有法律效力的电子印章，并将具有法律效力的文档实时回传电子业务档案系统进行归档。含有电子印章技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务，有助于业务办理效率的提升。

（三）项目效益

社会效益：电子表单管理平台建设项目，显著提升了中建财务数字化管理水平，一是实现了空间与成本的双重节约，减少了档案物理空间占用，实现了从“物理空间占用”到“数字云端存储”的转变。依托“全流程线上化+电子印章”技术，基本实现了业务场景的无纸化运作，践行了绿色环保理念。二是提高档案利用效率，彻底改变传统档案利用模式，业务主数据贯穿业务全流程及档案管理流程，大幅提高了业务处理与决策支持效率。三是将纸质档案转化为标准化的数据源，既实现了档案的“数字化”，提升信息化对业务的支撑能力，又为后续进行大数据分析、风险监控和智能决策奠定了坚实的数据基础。四是在管控过程上从后端档案管理向前端文件管理延伸，对电子文件的形成、办理、保存、鉴定、利用等工作环节，以表单形式进行标准化，按照档案管理要求实行全过程监管，确保其始终处于受控状态，业务管理更加科学。

经济效益：在绿色办公方面，通过全流程线上办公与电子合同，实现从发起、审批、签署到归档的全流程线上闭环，结合具有法律效力的电子印章技术，彻底取代纸质文件的打印、传阅和存档环节，直接节省了办公耗材、邮寄及纸张费用，实现直接经济效益。在节省人力成本方面，电子表单、电子合同对接核心业务系统不需重复审核，电子合同签署不受时间、空间限制且能自动归档，全线上化流程将员工从繁琐的后端档案整理、扫描工作中解放出来，使其能更专注于前端数据收集审核、财务分析等高附加值工作，优化了人力资源配置，提升了人均效能。

（四）电子档案安全管理

在传统信息系统安全防控措施基础上，电子表单管理平台采用数据加密、访问控制和定期备份等安全措施，加强对电子档案信息的安全控制，有效保障数字化档案的安全性和完整性。在电子章用印环节，电子签章系统利用国内最大的电子认证服务机构CFCA服务，结合PIN码、扫脸验证、短信验证等多种意愿认证机制对签署人进行复合核验，有效防止冒盖、盗盖行为。在存证出证方面，电子签章系统将用户实名、CA申领、印章授权、印章使用等全流程的用户行为和数据进行存证，形成完整而有效的证据链，发生风险时可及时溯源并提供证据。在签章文件查看方面，电子文件的查看权限仅对发起人、签署人、抄送人和企业管理员开放，各单位的业务数据隔离，实现了文件的独立存储与授权查阅。

（五）电子印章审计管理

电子印章系统还可以通过记录ip和MAC地址以及被签章文件名来对各个签章人的签章日志进行审计，以弄清楚何人、何时在何处用哪台电脑加盖了电子印章或电子签名,并且保证审计日志加密存储，保证审计日志的安全和不可篡改。审计日志包括签章日志、撤章日志、打印日志、验章日志等用章日志，和系统登录日志、印章管理日志、印章授权日志等系统操作日志。通过设定条件，可以方便的将电子印章日志信息按条件，进行分级、分部门、分时间段进行统计，以便于管理人员及时掌握印章的使用过程，了解各成员单位制作电子印章的数量、盖章数量、违规用章报警等信息，便于管理人员监督和审计。

四、结语

中建财务通过持续优化电子表单管理平台建设与应用，在业务档案数字化转型取得显著成效，实现了从纸质档案向电子档案转型发展，提升了信贷业务信息化管理水平。自上线以来，在成员单位申请信贷业务中全面普及推广，既简化了成员单位提交申请资料流程，又贯通财务公司端放款流程，实时反馈业务处理进度，实现了放款与业务资料归档的同步完成。未来，中建财务将继续依托信息化技术，深化业务流程全流程线上化，利用大数据、人工智能赋能业务档案内容价值挖掘，推动信贷业务管理朝着更加智能化、更具价值方向发展。

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